Administração de tempo...

Qual é o sentimento que você tem quando o relógio aponta a hora  de ir embora da empresa e ainda tem tarefas a fazer? alguns profissionais ficam com o sentimento de se perder no tempo, e não conseguir que o fluxo do trabalho ande, somos constantemente bombardeados com e-mails, mensagens de texto, telefonemas, etc..e acabamos gastando toda a nossa energia respondendo essas mensagens.

Saia do trabalho com a sensação de dever cumprido, inicie estabelecendo o que é importânte para você e empresa, diferencie o que é urgênte do que é importânte, tenha sempre a informação do prazo para a conclusão da tarefa pois as vezes a atividade nem é tão urgente assim e acabamos prejudicando a agenda do que haviamos programado para o dia de trabalho. O tempo é valioso e a comunicação é uma palavra importante no processo de administração de tempo.

Para maximizar a nossa produção devemos nos isolar por um tempo durante o dia, falo de 1 hora  + ou -, o tempo suficiente para concentrar a nossa energia totalmente na lista de prioridades, não as tarefas de rotina,  mas para projetos, planejamentos, criação de estratégias que exigem pesquisa e reflexão profunda. Precisamos ser mais pró-ativos com a nossa energia.

Saber dizer “não”, o profissional que aceita tudo que lhe é solicitado, com certeza faz mais horas extras que o necessário. Dizer “não” pois seria impossível  devido ao curto prazo ou devido a outras atividades em andamento, não demonstra o seu descomprometimento ou pregiça, ao contrário, se você tiver as justificativas para não se comprometer  demonstra o quanto você tem controle de todas as tarefas.

As reuniões quando agendadas continuamente podem ser outro problema de administração, avalie a quantidade de encontros, se realmente há necessidades de todos eles e se possível diminuir, para mais eficacia envie a pauta para todos os envolvidos com antecedência, seja objetivo e como em um debate de televisão, utilize um cronômentro para que ninguém estoure o tempo, atitude radical mas necessária, até que todos entrem no novo esquema de reuniões.

Em sua agenda do dia, deverá constar um espaço para “imprevistos”. Se a sua agenda estiver 100% comprometida e algo inesperado acontecer, como um telefonema mais longo de um cliente, uma reunião extra de diretoria, a sua programação vai por água abaixo e você ficará até mais tarde. Um espaço para “imprevistos” evita que isto aconteça e aumenta a chance de sair no horário, dedicando mais tempo para sua vida pessoal.

Existem  diversas ferramentas de produtividade para organizar e ajudar a um maior aproveitamento da administração de tempo, mas lembre-se que elas não são nada sem disciplina.